Shared Gems 2012 -peliseminaari järjestettiin 1.6.2012. Se oli Vyyhti-projektin tuottama verkostoitumistapahtuma, jossa haluttiin tuoda yhteen nopeasti kasvavan luovan toimialan osaajia, pelikehittäjiä, yrittäjiä, opiskelijoita ja opettajia. Tilaisuudelle haluttiin rakentaa etäosallistumismahdollisuus ja sitä haluttiin markkinoida ja tuoda esiin sosiaalisessa mediassa myös reaaliaikaisesti tapahtuman aikana. Käytettiin seuraavia välineitä ja toimintatapoja.
Ennen seminaaria
Ennen seminaaria tapahtuman ohjelma ja ilmoittautumislomake julkaistiin projektin verkkosivuilla. Seminaarin mainos saatiin esille useiden yhteistyötahojen verkkosivuille, ja lisäksi tehtiin myös perinteistä sähköpostimarkkinointia ja tiedottamista. Tapahtumasta tiedotettiin myös muun muassa projektin Facebook-sivun ja Twitter-tilin kautta. Facebook-sivulla julkaistiin paljon seminaarin aihepiiriin liittyviä uutisia ja työpaikkailmoituksia, eli tarkoituksena oli nostaa pelialaa esiin muutenkin, eikä pelkästään keskittyä oman tapahtuman markkinointiin. Facebook-sivu on osoittautunut tapahtuman ennakkomarkkinointiin erittäin hyväksi välineeksi, ainakin jos tapahtuman kohderyhmä käyttää palvelua aktiivisesti. Tietokone- ja mobiilipeleihin keskittyvän peliseminaarin osalta kohderyhmä on kohtalaisen aktiivista Facebook-käyttäjäkuntaa, joten pienet seminaarivalmisteluihin liittyvät päivitykset, valokuvat ja tunnelmat auttoivat luomaan sopivaa seminaariasennetta jo ennen varsinaista tapahtumaa.
Etäosallistuminen seminaarin aikana
Etäosallistuminen toteutettiin Vyyhti-projektin oman Adobe Connect Pro -kokoushuoneen avulla. Toteutus oli hyvin kevyt, eli käytettiin yhtä kannettavaa työasemaa, johon oli kiinnitetty laadukas webkamera. Seminaarin aikana etäosallistujamäärä vaihteli, pysytellen keskimäärin hieman alle kymmenessä kerrallaan siten, että välillä osallistujia poistui ja uusia tuli tilalle. Osallistujat keskittyivät pääasiassa seuraamaan tapahtumia, eikä kokoushuoneessa juurikaan keskusteltu tai osallistuttu seminaarin kulkuun käytössä olevan tekstipohjaisen keskusteluominaisuuden avulla. Jälkikäteen voidaan todeta, että etäkanavan aktivointi olisi vaatinut yhden henkilön kokonaistyöpanoksen, eli jonkun olisi täytynyt keskittyä välittämään tunnelmia ja aktivoimaan keskustelua täysipainoisesti, jos kanavasta olisi haluttu saada enemmän irti. Etäkanava oli mukava lisä ja laajennus paikan päällä tapahtuvalle seminaarille, mutta jatkossa vastaavaan toimintaan on suositeltavaa panostaa tehokkaamman yhteisömanageroinnin ja fasilitoinnin avulla.
Reaaliaikaista keskustelua käytiin Twitterissä ennalta sovitun #SharedGems -kanavatunnisteen alla. Tapahtumaa ja kanavatunnistetta alettiin tuoda esiin jo ennen varsinaista seminaaripäivää muun muassa linkittämällä seminaariohjelmaan, mainitsemalla keynote-puhujien Twitter-profiileja twiiteissä ja julkaisemalla valokuvia seminaarijärjestelyistä. Seminaarin aikana Twitterissä kommentoitiin keynote-puheenvuoroja ja jaettiin linkkejä puheenvuoroissa mainittuihin, verkosta löytyviin kohteisiin. Twiittien virtaa tuotiin esiin seminaarin infopisteessä sijaitsevan infotaulun kautta. Kaikki tapahtuman #SharedGems-kanavatunnisteeseen liittyvät twiitit on tallennetu Storify-palvelun avulla osoitteeseen http://storify.com/linkola/shared-gems-2012-game-seminar. Twitter on todettu hyväksi välineeksi nopean ja kevyen taustakanavan toteuttamiseksi. Se ei vaadi erillisten keskustelukanavien ja huoneiden perustamista, vaan riittää, kun kaikki keskusteluun osallistuvat käyttävät sovittua kanavatunnistetta. Twitterin luonteesta johtuen myös tieto käynnissä olevasta tapahtumasta leviää tapahtumasta twiittaavien seuraajille, jolloin on mahdollista saada keskusteluun mukaan henkilöitä, jotka eivät alun perin välttämättä tienneet ennakkoon koko tapahtumasta.
Seminaarin jälkeen
Seminaarin jälkeen kaikki keynote-puheenvuorot julkaistiin projektin Vimeo-kanavalla, jolle niistä koottiin seminaarin kulkua mukaileva soittolista http://vimeo.com/album/2031718. Tällaiset tallenteet, niin Vimeossa kuin Storify-palvelussakin, ovat tärkeitä tapahtuman jälkimarkkinoinnin kannalta. Ne antavat hyvän syyn ottaa yhteyttä osallistujiin jälkikäteen ja toimivat erinomaisina dokumentoinnin välineinä myös projektin omiin tarkoituksiin. Lisäksi, jos kyseessä on uudelleen toteutettava tapahtuma, ne toimivat jälleen hyvänä ennakkomarkkinointimateriaalina seuraavaa tapahtumaa rakennettaessa. Ja luonnollisesti vuosien saatossa voi rakentua upea kokoelma ja arkisto tapahtuman aihepiiriin liittyvistä sisällöistä.
Shared Gems -seminaari järjestettiin myös vuonna 2013 Metropolia Ammattikorkeakoulun viestinnän koulutusohjelman toteuttamana. Tässä yhteydessä tapahtumalle rakennettiin uusia verkkokanavia, esimerkiksi omat kotisivut (http://sharedgems.fi/) ja oma Twitter-tili (https://twitter.com/SharedGems). Näiden avulla tapahtumalle rakennettiin oma identiteetti, jonka avulla se voidaan juurruttaa osaksi viestinnän koulutusohjelman toimintaa. 2013 seminaarin verkkotoiminta oli näillä uusilla kanavilla vahvistettuna melko samanlaista kuin vuonna 2012, paitsi että tällä kertaa ei tarjottu etäosallistumista videostreamin avulla. Verkkoaktiivisuutta tallennettiin jälleen Storify-palvelulla osoitteeseen http://storify.com/linkola/shared-gems-2013.