Hankkeen kääntyessä elinkaarensa päähän, on aika summata asioita. Näkökulmaani Vyyhdin osalta värittää entisenä projektipäällikkönä, edelleen ohjausryhmän jäsenenä toimiminen. Vuodenvaihteen jälkeen projekti saatellaan hautaan pienellä porukalla, hallinnollisin toimenpitein. Vietimme eilen tilaisuuden, jossa olivat läsnä kaikki projektikumppanit. Siellä keskusteltiin avoimesti ja rehellisesti. Se on asia, jota ihan jokaisessa työyhteisössä ei saada aikaiseksi, vaikka minkälaiset konsultit kävisivät neuvomassa, miten temppu tehdään.
Vinkkejä ex-projektipäälliköltä vasta-alkajille ja pidemmälle edistyneille, sovellettavissa erilaisiin työyhteisöihin, vapaasti muokattavissa omiin tarpeisiin.
1. Projektityön onnistumisen avaimet ovat ihmisissä.
Vyyhti-projektia ovat tehneet ihmiset, jotka kuvailevat toisiaan sanoilla luotettava, rehellinen, ammattilainen, rohkea, tarkka, luova.
Kiinnitä siis huomiota rekrytointiin ja rekrytoi vain parhaat.
Ei vaineskaan. Ei ole pakko olla valmiiksi paras. Projektin aikana voi kasvaa tehtävien ja ympäröivän tiimin vuorovaikutuksessa.
Rekrytoi siis, kuka nyt vapaana sattuu olemaan. Plussaa on, jos rekrytoitava on aihepiiristä innostunut ja avoin, sopeutumiskykyinen. Ohjaa hänet tekemään juuri omien vahvuuksiensa mukaisesti työtä juuri tämän käsillä olevan projektin tarpeisiin sopien.
2. Projektissa työrooleilla on ja ei ole merkitystä.
Projekteissa työroolit voivat vaihdella tilannekohtaisesti.
Projektisuunnittelijasta voi tarvittaessa kasvaa projektipäällikkö. Tärkeää on kuitenkin, että kuormitus jakautuu tiimiläisten kesken tasaisesti; jos jokin työtehtävä vie paljon työaikaa, on tärkeää että muut tiimiläiset ovat valmiita joustamaan ja siirtyvät auttamaan, toki omien kykyjensä ja osaamisensa rajoissa.
Vastuunjaon ja komentoketjun on oltava selviä kaikille. Työntekoa edistää sujuva kommunikaatio. Se taas luodaan esimerkiksi istumalla samassa työhuoneessa koko tiimin kesken. Etäosallistujat jäävät aina hieman etäisemmiksi.
Kenen tahansa tiimiläisen on voitava olla korvattavissa toisella tiimiläisellä ilman, että projektityön eteneminen tavoiteaikataulussa vaarantuu.
3. Johda, kuten toivoisit itseäsi johdettavan
Pomon tehtävä on palvella työntekijöitä, parhaan kykynsä mukaan. Pomon tehtävä on myös edistää työtä, ottamalla vastuu päätöksistä. Projektipäällikön on hyvä hahmottaa projektikokonaisuus, mutta usein projektityössä on mahdotonta tietää kaikkea tulevaisuudessa tapahtuvaa ennalta. Jos kaikki on lukkoon lyöty etukäteen, innovoinnilla ja kehittämisellä on kovin vähän roolia projektissa.
Ihmiset tiimissä ovat avainasemassa. Heidän ohjaaminen on pomon tehtävä. Näppärimmin pomo tekee sen kuuntelemalla herkällä korvalla heikkoja signaaleja, joita tiimi tai muut projektin sidosryhmät lähettävät. Tiimin jäsenet ovat tasavertaisia ihmisinä pomon kanssa ja myös keskenään. Jokainen ihminen on yksilö, jokainen tuo tiimiin oman panoksensa. Pomon tehtävä on saada tiimi pelaamaan yhteen. Kommunikaatiolla on erittäin tärkeä merkitys onnistumisessa. Rehellisyys on plussaa.
Pomolle jää se työ, josta tiimiläisille ei makseta, eikä heidän siksi pidä siitä joutua stressaamaan. Projektipäällikön kontolla on aina vastuunkanto, päätöksenteko ja paitsi tiiminsä, myös itsensä johtaminen. Pomo on se, jonka kuuluu taistella eturintamassa kaikkia mahdottomiakin hankaluuksia vastaan. Pomon tehtävänä on uskaltaa nostaa esiin asioita, jotka jäytävät ääneensanomattomina koko tiimiä. Pomo ei nosta itseään pomoksi, vaan hän toiminnallaan näyttää esimerkkiä. Tiimi arvostaa pomoaan, jos tämä osaa arvostaa tiimiään.
Bonuksena palautteenanto
Sanotaan, että kissa kiitoksella elää. Luovan alan ja tietotyöläiset lie näitä projektien kissoja. Työmotivaation kohottamiseksi ei tarvita juurikaan muuta kuin hyväksyvää ja luottamuksellista työskentelyilmapiiriä, jossa voidaan milloin tahansa antaa palautetta toiselle. Palautteenanto tulee suorittaa aina joko rakentavasti, kiittävästi tai vaikka ehdottavasti. Myös vaikeista asioista on mahdollista käydä keskustelua, kunhan keskustelunavaus on ystävällinen, asia perusteltu ja ollaan valmiita kuulemaan myös toista osapuolta.
Tärkeintä onnistumisessa on pohjimmiltaan niin kommunikaatiotilanteissa kuin palautteenannossa kunnioitus toista ihmistä kohtaan.