Hankkeen fasilitointi ja yhteisömanagerointi verkossa

Tavoittelimme Vyyhti-hankkessa alusta alkaen verkon ja sosiaalisen median välineiden monipuolista ja tarkoituksenmukaista hyödyntämistä. Verkon kautta halusimme tarjota hankkeen toimintaan, etenemiseen ja toimenpiteisiin liittyvän ajankohtaisen informaation siten, että projektin toteuttajat, sidosryhmät ja muut kiinnostuneet voisivat seurata käynnissä olevia tapahtumia helposti ja ajantaisaisesti. Myös suurimman osan tuloksista, kuten esimerkiksi tämän artikkelin, halusimme julkaista verkossa. Verkkojulkaisemisella uskomme saavuttavamme tulosten laajemman leviämisen ja pitkäaikaisemman hyödynnettävyyden esimerkiksi perinteiseen hankkeen loppujulkaisukirjaan verrattuna.

Verkkonäkyvyys ei synny itsestään. Se edellyttää määrätietoista ponnistelua, tavoitteiden asettamista ja sitoutumista sekä jatkuvaa uudelleenmäärittelyä

Verkkonäkyvyys ei synny itsestään. Se edellyttää määrätietoista ponnistelua, tavoitteiden asettamista ja sitoutumista sekä jatkuvaa uudelleenmäärittelyä. Tähän artikkeliin on koottu Vyyhti – verkostot, yrittäjyysosaaminen ja yhteistominnallisuus luovilla aloilla -hankkeen tärkeimmät verkkokanavat ja niiden hyödyntämiseen suunnitellut ja muotoutuneet toimintamallit. Toivomme, että näistä kokemuksista on tulevaisuudessa hyötyä muillekin hankkeille, projekteille, yrityksille tai yksityishenkilöille, joita kiinnostaa verkon hyödyntäminen monipuolisen viestinnän ja yhteistominnan tukena.

Vyyhti-toimistolla marraskuussa 2013
Jussi Linkola


Yhteisömanagerit

Yhteisömanageri on suomennos termistä Online Community Manager, jolla viitataan internetissä toimivien yhteisöjen ylläpitäjiin (Wikipedia 2013).

Vuonna 2007 Jeremiah Owyang toteutti tutkimuksen, jonka tuloksena hän esitti yhteisömanagerin neljä opinkappaletta ja ominaisuutta. Owyangin havaintojen perusteella yhteisömanageri on

  1. yhteisön puolestapuhuja, joka kuuntelee ja seuraa asiakkaita verkossa, vastaa tiedusteluihin ja osallistuu keskusteluihin,
  2. brändievankelista, joka tuo esiin tapahtumia, tuotteita ja tuotepäivityksiä sekä perinteisen markkinoinnin keinoin että keskustelujen kautta,
  3. osaava viestijä, joka hallitsee yhteisön käyttämät verkkoalustat, kanavat ja kielen, kykenee sovittelemaan erimielisyyksiä ja toimimaan ylläpitäjänä sekä
  4. yhteisön tarpeita, toiveita ja näkemyksiä kokoava toimittaja ja tutkija, jonka tuottamaa materiaalia voidaan hyödyntää esimerkiksi tuotekehityksen tukena.

(Owyang 2007.)

Tänä päivänä yritykseen tai yhteisöön liittyvä keskustelu hajaantuu verkkoon useille alustoille ja sosiaalisen median kanaville

Owyangin kuuden vuoden takaiset havainnot ovat edelleen ajankohtaisia, mutta yhteisömanagerin toimintakenttä on muuttunut. Varhaiset yhteisömanagerit toimivat keskitetyissä verkkoyhteisöissä, jotka olivat esimerkiksi keskusteluryhmäpohjaisia, tietyn aiheen ympärille rakentuneita palveluja. Tänä päivänä yritykseen tai yhteisöön liittyvä keskustelu hajaantuu verkkoon useille alustoille ja sosiaalisen median kanaville. Tuoreemmisessa määritelmissä yhteisömanagerin työnkuvaan on olennaisena osana asettunut sosiaalisen median seuraaminen ja hyödyntäminen mielikuvien rakentamisessa ja maineenhallinnassa (Ikola 2012; Parkkila 2012).

Vyyhti-projektissa on yhtenä teemana ja tavoitteena ollut sosiaalisen median välineiden ja toimintamallien hyödyntäminen kaikessa toiminnassa mahdollisuuksien mukaan. Sosiaalinen media on ollut mukana projektin tiedottamisessa, sisäisessä viestinnässä, toimenpiteiden suunnittelussa, kokouskäytännöissä sekä perehdytys- ja muussa toiminnassa. Useissa yhteyksissä verkossa on toimittu yhteisömanageroinnin tavoitteiden mukaisesti tai toiminta on muuten saanut yhteisömanageroinnillisia piirteitä. Tämä artikkeli kuvaa yhteisömanageroinnin hyödyntämistä luovien alojen opiskelijoiden, yrittäjien ja kolmannen sektorin välisessä yhteistyössä sekä verkoston luomisessa ja ylläpidossa Vyyhti-projektin näkökulmasta.


Yhteistoiminnan rakentajat -mikrokirja

Projektitoimijoiden ensimmäisessä kokouksessa 23.5.2011 projektin sparraajana Metropoliassa toiminut Juhana Kokkonen ehdotti tuotettavaksi mikrokirjan ”fasilitoinnin fasilitoimisesta” (Vyyhti 2011). Fasilitointi on tässä yhteydessä ryhmäprosessien helpottamista erilaisten työkalujen ja menetelmien avulla. Kokkonen tunnisti projektin tavoitteissa ja toimijoiden toimintatavoissa piirteitä, jotka voi suoraan nähdä fasilitoivina. Tavoitteena on esimerkiksi tarjota jäsenille, opiskelijoille ja muille kohderyhmille välineitä, jotka auttavat heitä löytämään omat vahvuutensa, toimimaan tavoitteellisesti yhdessä, oppimaan ratkaisemaan eteen tulevia ongelmia eikä niinkään tarjota valmiita vastauksia tai ratkaisumalleja. Fasilitoivia menetelmiä käytetään myös ideoinnin sekä ajatusten ja mielipiteiden esille tuomisen välineenä. Kun fasilitoiva toiminta siirretään verkkoympäristöön, aletaan olla hyvin lähellä sitä, mitä yhteisömanageroinnilla ymmärretään. Tai voisi ajatella, että verkossa tehtävä fasilitointi on yhteisömanageroinnin yksi osa-alue.

Yhteistoiminnan rakentajat Mikrokirja Yhteistoiminnan rakentajat – Kokemuksia fasilitoinnista (Linkola & Kokkonen 2012) kokoaa yhteen projektin alkuvaiheen ajankohtaisia näkemyksiä fasilitoinnin ja fasilitoivan toiminnan hyödyntämisestä erilaisissa yhteyksissä. Artikkelit Nettifasilitoinnista ja joukkouttamisesta (Rongas 2012, 31-40) sekä Kokemuksia nettifasilitoinnista – Case TekesOPPY (Rongas 2013, 41-47) ovat yhteisömanageroinnin näkökökulmasta keskeisiä, koska ne kuvaavat seikkaperäisesti sen muutoksen, joka tapahtuu, kun joukkojen aktivoimista tavoitteleva toiminta siirtyy verkkoon. Artikkelit Fasilitoinnin ulkoiset puitteet (Kokkonen 2012, 10–13) ja Fasilitoijan ominaisuudet (Kokkonen 2012, 14–18) taas kuvaavat hyvin niitä lähtökohtia ja valmiuksia, joita yhteisömanageri tarvitsee, jos tavoitteena on saada aikaan osallistavia ryhmäprosesseja verkossa. Artikkelissa Soma-koulutuksen verkkofasilitointivälineitä ja toimintatapoja (Linkola 2012, 48–53) taas kuvataan muutamia käytännön välineitä ja havaintoja fasilitoinnin ja yhteisömanageroinnin toteuttamisesta opintokokonaisuuden yhteydessä.

Yhteistoiminnan rakentajat -mikrokirjan 200 kirjan painos on jaettu lähes loppuun, mutta se on edelleen saatavana Metropolian wikisivuston kautta osoitteessa http://mikrokirjat.metropolia.fi/. Teos on hyvä lähtökohta yhteisömanagerointiin Vyyhti-projektin toimintakentällä.


Yhteisömanagerin taidot

Leijat

Ennen välineisiin menemistä haluan kuvata Vyyhti-hankkeessa esiin nousseita yhteisömanagerin taitoja ja ominaisuuksia. Millaisia taitoja ja valmiuksia olisi yhteisömanageroinnin ja verkkofasilitoinnin toteuttajalla hyvä olla? Jos nämä tehtävät olisivat Vyyhti-hankkeen kaltaisessa projektissa yhden ihannehenkilön vastuulla, hallitsisi hän ainakin seuraavat asiat:

Välineosaaminen ja tekniset taidot

Yhteisömanagerin toimintatapojen sujuva hyödyntäminen edellyttää laaja-alaista osaamista käytettävistä välineistä ja verkkopalveluista. Yhteisömanagerin olisi hyvä olla kiinnostunut verkon kehityksestä ja ilmiöistä, uusista palveluista ja mahdollisuuksista. Julkaiseminen kannalta olisi hyvä osata jonkin verran verkkosivujen toteuttamista HTML:n ja CSS:n avulla. Tästä on paljon hyötyä omassa julkaisutoiminassa, esimerkiksi YouTubessa julkaistun videon upottamisessa osaksi blogimerkintää. Lisäksi olisi hyvä hallita sellaisia perustaitoja kuten hakukoneiden tehokas käyttö, syötteiden hyödyntäminen, pilvipalvelujen periaatteet ja hyödyntäminen, wikin toiminta-ajatus ja soveltaminen, blogien periaatteet jne. Yksittäisiä työkaluja ja välineitä voisi luetella paljonkin, mutta ainakin seuraavien palvelujen sujuva käyttäminen ja tarkoituksenmukainen hyödyntäminen olisi toivottavaa: Facebook, Twitter, Yammer, Google+, Pinterest, Storify, Google Drive, SlideShare, WordPress-blogialusta, Mediawiki, Confluence-wikialusta, YouTube, Vimeo, Flickr sekä jokin syötteenlukija (esim. Feedly tai The Old Reader).

Tiedon seuraaminen

Projektiin ja projektin toimintakenttään liittyvän tiedon seuraaminen verkossa on yhteisömanagerin keskeistä osaamista. Hän seuraa projektin kannalta tärkeitä uutislähteitä, verkkojulkaisuja ja tapahtumia ja kertoo niistä muille projektitoimijoille. Hän seuraa projektin omien verkkokanavien aktiivisuutta ja reagoi kyselyihin ja kommentteihin. Keskeisiä taitoja tiedon seuraamiseen liittyen ovat syötteenlukijan hyödyntäminen ja eri palvelujen ilmoitusasetusten hallinta. Syötteenlukijaan kannattaa kerätä esimerkiksi uutislähteiden syötteitä, alalla toimivien yritysten blogeja ja projektin aihepiirin liittyvien muiden projektien blogeja. Ilmoitusasetukset taas ovat sosiaalisen median palveluissa yleisesti käytössä olevia ominaisuuksia, joiden avulla voi tilata esimerkiksi sähköposti-ilmoituksen, kun palvelussa tapahtuu jotain itseä koskevaa. Käytössä olevista sosiaalisen median palveluista pitää myös osata etsiä oleelliset sisällöt. Esimerkiksi Twitterissä on osattava löytää oman alan twiittaajat ja seurata heitä. Lisäksi on hyvä osata hyödyntää twitterin hakutoimintoa kiinteiden hakujen rakentamisessa, joiden avulla löytyy projektiin liittyvää tietoa myös omien seurattavien ulkopuolelta.

Tiedon yhdistely

Eri lähteistä löytyneen tiedon yhdistely eli kuratointi on yhteisömanagerille hyödyllinen taito. Tämä tarkoittaa sitä, että kun seuraamisen ja etsimisen kautta on löydetty tiedon palasia eri lähteistä, esimerkiksi blogimerkintöjä, uutisia, kommentteja ja keskusteluja, on niistä hyvä koostaa ymmärrettäviä ja käytettäviä kokonaisuuksia. Yhteisömanageri voi esimerkiksi kerätä seminaariin tai tapahtumaan liittyvän verkkoaktiivisuuden ja tehdä siitä selkeitä koosteita eri tarkoituksiin. Tässä tarvitaan analysointitaitoja, lähdekritiikkiä, toimitustyötä, täsmentävien kysymysten esittämistä ja kykyä rakentaa johdonmukaisia kokonaisuuksia irrallisista osista.

Tiedon pyytäminen

Tällä tarkoitetaan oikeastaan verkkofasilitointitaitoja. Yhteisömanagerin pitäisi hallita käytössä olevat verkkopalvelut ja niiden toimintakulttuurit, että hän voi hyödyntää niitä mielipiteiden, neuvojen ja palautteen pyytämisessä. Johonkin eteen tulleeseen ongelmaan voisi esimerkiksi tiedustella ratkaisua Twitterissä, jolloin on hyvä tuntea palvelun toimintaperiaatteet ja huomaavainen kulttuuri, jossa apua mielellään tarjotaan ja saadusta avusta kiitetään. Selkeät kysymykset, hyvät tavat ja vastavuoroisuus auttavat rakentamaan projektille verkkoidentiteettiä, jonka turvin voi kiperissä tilanteissa saada verkosta reaaliaikaista asiantuntijatukea ilman erillismaksua tai -järjestelyjä.

Tiedon tuottaminen eri kanaviin

Tämä melko itsestään selvä kyky on tullut ilmi osana aikaisempia osaamisedellytyksiä. Yhteisömanagerin on hyvä olla taitava kirjoittaja, joka hallitsee verkkokirjoittamisen periaatteet ja käytössä olevien kanavien erityispiirteet. Lisäksi hän osaa toimia kuvien kanssa, eli mielellään kuvata ja työstää kuvia verkkokäyttöön sopiviksi. Hän tuntee videokuvausta ja verkkovideon periaatteet ja osaa käyttää verkon videopalveluja. Hän on kiinnostunut uusista välineistä, tekniikoista ja toimintatavoista, ja pyrkii löytämään ratkaisun eteen tuleviin ongelmiin. Hän on valmis opettelemaan uutta koko ajan.

Tämä taitolistaus voi tuntua laajalta ja haastavalta, mutta se tuo konkreettisesti esiin sen tosiasian, että monipuolisessa verkkoläsnäolon rakentamisessa vaaditaan lukuisten eri välineiden ja toimintatapojen hallintaa. Kaikki taidot ovat opeteltavissa, ja vastuuta voi myös jakaa henkilöiden kesken. Seuraavat esimerkit avaavat väline- ja kanavakohtaisesti, kuinka Vyyhti-hankkeen verkkonäkyvyyttä on rakennettu.


Vyyhti-web ja blogi yhteisömanageroinnin välineinä

Vyyhti-webin etusivu 27.11.2013
Vyyhti-webin etusivu 27.11.2013

Projektin tärkein verkkoviestintäkanava on ollut oma web-sivusto ja siihen liittyvä blogi. Sivustolle on koottu tiivistetysti projektin esittely ja yhteystiedot, tapahtumat ja koulutukset sekä hankkeen edetessä syntyneet tulokset. Oma merkityksensä on blogilla, joka on toiminut tiedotuskanavana sekä artikkelien, videomateriaalin ja erimuotoisten blogimerkintöjen julkaisupaikkana. Verkkosivuille on myös koottu linkit projektin muille verkkokanaville, esimerkiksi Facebook-sivulle ja Twitteriin.

Verkkosivuston avulla voidaan verkkoon luoda tunnistettava ja persoonallinen kotipesä, josta yhteistyökumppanit ja muut kohderyhmät löytävät projektiin liittyvät asiat helposti

Oman sivuston merkitys yhteisömanageroinnin kannalta on tärkeä, koska sivuston toiminnallisuudet, rakenne ja ulkoasu on mahdollista toteuttaa projektin tarpeiden mukaan. Verkkosivuston avulla voidaan verkkoon luoda tunnistettava ja persoonallinen kotipesä, josta yhteistyökumppanit ja muut kohderyhmät löytävät projektiin liittyvät asiat helposti. Blogin kautta voidaan tuoda pitkäjänteisesti esiin projektin etenemistä ja kohokohtia matkan varrelta. Kun projektin tavoitteena on luovan alan yrittäjien, opiskelijoiden ja kolmannen sektorin yhteistyö, on tärkää, että blogi ei ole ainoastaan omien tapahtumien tiedotuspaikka, vaan siinä tulee julkaista myös sidosryhmiin liittyvää tietoa ja tarjota projektin aihepiiriin liittyvää hyödyllistä tietoa.

Vyyhti-blogissa on hyödynnetty muun muassa seuraavia juttutyyppejä ja julkaisukäytäntöjä:

  1. Viikkokirje on viikkokatsaus, joka on julkaistu lähes jokaisena perjantaina projektin kuluessa 11.11.2011 alkaen. Viikkokirjeeseen kerätään aina tiivis kooste kuluneen viikon tapahtumista. Säännöllisen ja määrämuotoisen julkaisun tarkoituksena on luoda rutiini, jonka avulla kirjataan projektissa käynnissä olevia asioita ja tunnelmia ja pidetään blogitiedottaminen aktiivisena. Kaikki viikkokirjeet löytyvät omasta blogikategoriastaan.
  2. Tiedote tapahtumasta tai koulutuksesta on luonnollista julkaista blogimerkintänä, jonka linkkiä voi levittää muissa verkkokanavissa. Jos koulutuskokonaisuudelle luodaan oma osio ilmoittautumislomakkeineen verkkosivuston koulutusosion alle, kannattaa asiasta aina laatia myös blogitiedote, koska näin RSS-syötteen kautta blogia seuraavat saavat tiedon uudesta tapahtumasta.
  3. Linkit muihin verkkolähteisiin ovat sisältöjä, joiden avulla tarjotaan blogin seuraajille hyödyllistä tietoa ja osoitetaan kiinnostusta ja tukea linkitettävää kohdetta kohtaan. Samalla luodaan vähintään hakukonetason verkostoja oman sivuston ja muiden samoja aihepiirejä käsittelevien sivustojen välille.
  4. Raportit on luonnolista julkaista painettuina, mutta pienimuotoisemmat koosteet esimerkiksi perehdytyskokonaisuuden tunnelmista, osanottajamääristä ja palautteista istuvat hyvin blogisisällöksi. Blogimerkintänä julkaistu raportti lisää projektin digitaalista jalanjälkeä ja mahdollistaa projektin löytymisen hakukoneiden kautta sopivilla hakusanoilla haettaessa. Myös raportit esimerkiksi seminaareista, matkoista ja muista tapahtumista ovat projektin kannalta oivallista blogin kautta jaettavaa ja esiin nostettavaa asiaa.
  5. Mielipiteet ovat myös hyviä blogimerkinnän aiheita. Kehitystyössä tavoitellaan muutosta nykytilaan, ja välillä törmätään muutoksen ja kokeilemisen esteenä oleviin rakenteisiin. Tällaisten havaintojen esille tuominen voi olla hyvä keino herättää keskustelua ja tuoda asioiden taustalla olevia ajatusmalleja esiin.
  6. Projektissa syntyneet perehdytysaineistot kannattaa julkaista blogissa. Esimerkiksi perehdytys- ja infotilaiusuuksien tueksi rakennetut presentaatioesitykset kannattaa tuottaa Google Presentation– tai Prezi-työkaluilla, tai Microsoft PowerPoint -muotoiset esitykset kannattaa julkaista SlideShare-palvelussa. Näin toimien esitykset voidaan jakaa blogin kautta joko linkittämällä niihin tai upottamalla koko esitys osaksi blogimerkintää.

Yksi blogijulkaisemisen keskeinen piirre on blogimerkintöjen kommentointimahdollisuus. Jos projektin blogi mahdollistaa kommentoimisen, on huolehdittava siitä, että mahdollisiin kommentteihin reagoidaan aktiivisesti. Vyyhti-blogissa kommentit ovat olleet koulutusten sisältöjä koskevia toiveita, ilmoittautumistiedusteluja ja tiedusteluja blogimerkinnöissä ilmoitettuihin muihin asioihin liittyen. Varsinkin ilmoittaumisohjepyyntöihin ja lisätietokyselyihin pitää olla valmis vastaamaan nopeasti. Vyyhti-blogin WordPress-alustalla nopeaan reagoimiseen kannustaa mahdollisuus kytkeä päälle asetus, joka lähettää merkinnän kirjoittajalle sähköpostiviestin aina, kun hänen sisältöään on kommentoitu.


Esimerkkejä Vyyhti-wikin yhteisömanageroinnista

Siinä missä verkkosivusto ja blogi toimivat ulospäin suuntautuvan viestinnän välineinä on wiki projektitoimijoiden työskentelyalusta. Vyyhti-wikiin on kirjoitettu projektin kokousmuistiot ja pöytäkirjat, tallennettu lomakepohjia ja muita yhteisiä dokumentteja sekä muokattu eri toimenpiteiden suunnitelmia.

Esimerkiksi wikisivu Koulutusmoduulien suunnittelu on hyvä esimerkki wikimäisen työskentelytavan hyödyntämisestä projektityössä. Yhteisömanageroinnin näkökulmasta projektisuunnittelija Linkola on toiminut sivun aiheeseen liittyen nettifasilitoijana ja yhteisömanagerina. Sivua on työstetty 12.8.-16.12.2011 niin, että sivusta on tallentunut 56 eri versiota. Työ on edennyt siten, että suunnitteluryhmä on välillä kokoontunut ideoimaan aihettakasvotusten, ja näiden ideointien perustella Linkola on rakentanut wikisivulle synteesiin käydyistä keskusteluista. Tämän jälkeen osallistujat ovat saaneet käydä wikissä kommentoimassa syntynyttä aineistoa, jonka jälkeen sisältöä on jälleen muokattu eteenpäin. Tässä esimerkissä työskentelyllä on ollut selkeästi määritelty vastuuhenkilö, joka on ohjannut prosessia eteenpäin, kerännyt ja muokannut materiaaleja ja ottanut vastaan ideoita ja kommentoinut muiden ajatuksia.

Kun wiki on julkinen ja se on otettu projektin viralliseksi työvälineeksi, on kaikilla mukana olevilla tahoilla mahdollisuus osallistua aiheiden kehittelyyn. Esimerkiksi opintojaksopalautteen suunnittelusivua on työstetty yhdessä kaikkien projektitoimijoiden kesken, koska kyseinen kokonaisuus liittyy olennaisesti kaikkiin projektissa toteutettaviin koulutuksiin.

Keskeinen havainto tällaiseen verkkovälitteiseen, sykelittäin etenevään yhteiskehittelyyn liittyen on se, että toiminnan eteneminen edellyttää yhteisömanagerilta aktiivista roolia. Hänen on otettava muita osallistujia enemmän vastuuta, on pyydettävä kommentteja, tehtävä ehdotuksia ja työstettävä ideoita eteenpäin muilta saadun palautteen perusteella. Ja fasilitoinnin periaatteiden mukaisesti on oltava puolueeton ja pyrittävä tavoitteen kannalta parhaaseen lopputulokseen.


Google dokumentit ja Drive yhteisömanageroinnissa

Wikissä työstettyjen yhteisten dokumenttien lisäksi projektissa on hyödynnetty Google Drive -palvelun tarjoamia toimisto-ohjelmia etenkin raporttien ja artikkelien kirjoittamisvälineenä. Google Driven dokumenttisovellus on internetselaimella käytettävä tekstinkäsittelyohjelma, jolla työstetyt dokumentit tallennetaan oletusarvoiseseti Google Drive -pilvipalveluun. Palvelun tekstinkäsittelyominaisuudet ovat huomattavasti wikiä monipuolisemmat, ja sen avulla on esimerkiksi mahdollista työstää samaa dokumenttia usean kirjoittajan kesken yhtä aikaa.

Kuva yhteisartikkelin kirjoittamiskokeilusta
Kuva yhteisartikkelin kirjoittamiskokeilusta

Yhteisömanageroinnin näkökulmasta Google-dokumenttien hyödyntäminen vastaa wikityöskentelyä, eli työn eteneminen vaatii vastuuhenkilön, joka varmistaa, että osallistujat muistavat huolehtia osuudestaan kokonaisuuden edistämisessä. Yksi onnistunut kokeilu oli Yhteisön toimintaa kiihdyttävät ja jarruttavat elementit -yhteisartikkeli, jota kirjoitettiin kahden tiiviin, ennalta sovitun yhteiskirjoitussession aikana. Ennalta kasvotusten sovitut sessiot toteutuivat ja onnistuivat erinomaisesti, kun taas epämääräisemmin sovitut suunnitelmat edistää yhteisiä kirjoitusprojekteja tapaavat jäädä vähemmälle huomiolle.


Projektin Facebook-sivun yhteisömanagerointi

Facebookin yleistymisen myötä on luontevaa, että projektin toiminnassa hyödynnetään helposti käyttöön otettavissa olevaa Facebookin sivu-toimintoa. Toiminnon avulla projektille voidaan luoda Facebook-läsnäolo, joka ei ole riippuvainen sivun ylläpitäjien henkilökohtaisista Facebook-profiileista. Sivun kautta projektihenkilöstö voi julkaista uutisia, tiedotteita, linkkejä ja vinkkejä, valokuvia ja muita sisältöjä projektin nimissä, jolloin sivun ylläpitovastuuta voidaan jakaa henkilöiden kesken. Vyyhti-projektin Facebook-sivu otettiin käyttöön 9.6.2011 ja se löytyy osoitteesta https://www.facebook.com/Vyyhtiprojekti. Sivulla on kirjoittamishetkellä 213 tykkääjää, eli 213 Facebook-käyttäjää on tilannut sivun päivitykset omaan uutisvirtaansa. Sivulla on kahdeksan projektihenkilöstöön kuuluvaa ylläpitäjää.

Vyyhti-projektin Facebook-sivu
Vyyhti-projektin Facebook-sivu keväällä 2013

Facebook on luonteeltaan nopea ja epämuodollinen, joten se antaa mahdollisuuden laajentaa ja monipuolistaa projektin verkkoläsnäoloa. Siinä missä verkkosivustolla ja projektiblogissa viestitään asiallisesti, täsmällisesti ja huolellisesti muotoillen, voidaan Facebookissa jutustella spontaanimmin ja vapaamuotoisemmin. Facebook-sivun avulla voidaan rakentaa helposti lähestyttävää, dynaamista ja vuorovaikutteista verkkonäkyvyyttä, joka ainakin Vyyhti-projektin tapauksessa tukee kohderyhmien tavoittamista ja vuorovaikutusta projektitoimijoiden ja kohderyhmien välillä.

On hyvä sopia yhdessä, millaisia sisältöjä sivun kautta julkaistaan, millaisella ”äänellä” projektin nimissä puhutaan ja miten reagoidaan saatuihin kommentteihin ja muuhun vuorovaikutukseen sivun lukijoiden taholta

Yhteisömanageroinnin näkökulmasta on tärkeää, että Facebook-sivun käyttötarkoitus ja tavoitteet ovat kaikille ylläpitäjille selvät. On hyvä sopia yhdessä, millaisia sisältöjä sivun kautta julkaistaan, millaisella ”äänellä” projektin nimissä puhutaan ja miten reagoidaan saatuihin kommentteihin ja muuhun vuorovaikutukseen sivun lukijoiden taholta. Vyyhti-projektissa Facebook-sivun kautta on jaettu paljon luovan alan yrittäjyyteen liittyviä linkkejä ja uutisia. On kerrottu hankkeen ajankohtaisista asioista, mainostettu tapahtumia ja linkitetty verkkosivuilla julkaistuihin blogimerkintöihin ja koulutuskokonaisuuksiin. On huomattu, että Facebookin kautta esimerkiksi tieto uudesta perehdytystilaisuudesta tavoittaa kohderyhmän nopeasti ja voi levitä tehokkaasti käyttäjältä toiselle, kun taas verkkosivujen julkaisut ovat näkyvyyden kannalta epävarmempia. Tavoittamisen kannalta onkin keskeistä eri kanavien yhdisteleminen tilanteen mukaisesti siten, että hyödynnetään valittujen kanavien vahvuuksia tavoitteiden mukaan.


Vimeo yhteisömanagerin videotyökaluna

Vimeo on videoiden julkaisemiseen, jakamiseen ja levittämiseen tarkoitettu verkkopalvelu. Jos projektissa tuotetaan videomateriaalia, on sen näkyvyyden ja levittämisen kannalta hyödyllistä julkaista materiaalit tarkoitusta varten suunnitellussa verkkopalvelussa, joista Vimeo on laadukas ja toimiva vaihtoehto. Projektille voidaan luoda Vimeoon oma profiili, jonka kautta voidaan julkaista kaikki projektiin liittyvä videoaineisto. Näin kaikki materiaali saadaan keskitettyä samaan verkkolähteeseen, jonka työkalujen avulla yksittäisiä videoita voi helposti jakaa ja julkaista osana muita verkkosivuja. Videoista voidaan myös koostaa kokoelmia ja soittolistoja, joiden avulla saadaan esimerkiksi johonkin tapahtumaan liittyvät videot koottua helposti saavutettavaksi kokonaisuudeksi.

Shared Gems 2012 -seminaarin videoalbumi Vimeossa
Shared Gems 2012 -seminaarin videoalbumi Vimeossa

Vyyhti-projektin Vimeo-tili on osoitteessa http://vimeo.com/vyyhti, ja sen kautta on julkaistu noin 40 videota. Mukana on alustuksia Vyyhti-yrittäjäaamiaisilta, keynote-puheenvuoroja Shared Gems 2012 -peliseminaarista, Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaarin puheenvuorot sekä muita projektiin liittyviä tallenteita. Videoita on julkaistu upottamalla niitä projektin verkkosivuille, wikisivuston uutisiin ja perehdytysmateriaaleihin, Twitteriin ja Facebookiin. Vimeon tilastotyökalujen avulla voidaan nähdä, montako kertaa videoita on katsottu. Kesäkuun 2012 ja marraskuun 2013 välillä Vimeon Vyyhti-tilillä julkaistuja videoita on katsottu 971 kertaa. Albumitoiminnosta hyvänä esimerkkinä toimivat Shared Gems 2012 -seminaarin videoista rakennettu kooste, joka löytyy osoitteesta http://vimeo.com/album/2031718 sekä Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaarin kooste, joka löytyy osoitteesta http://vimeo.com/album/2604543.


Twitter ja yhteisömanagerointi hankkeessa

Twitter on nopeaan keskusteluun ja tiedonvälitykseen muovautunut palvelu, jossa viestintä perustuu 140 merkkiä pitkiin viesteihin eli twiitteihin. Vyyhti-projektin Twitter-tili löytyy osoitteesta https://twitter.com/Vyyhti ja sillä on kirjoittamishetkellä 350 seuraajaa ja 452 seurattua Twitter-käyttäjää.

Vyyhti-Twitter-tili mukailee hankkeen visuaalista ilmettä.
Vyyhti-Twitter-tili mukailee hankkeen visuaalista ilmettä.

Twitter on yksi varteenotettava kanava projektin aihepiireihin liittyvän keskustelun, mielipiteiden ja uutisten seuraamiseen. Vyyhti-tilin 452 seurattua ovat suurelta osin yrittäjiä ja luovan alan toimijoita, jotka twiiteillään usein käsittelevät toiminnassaan ajankohtaisia asioita. Julkaisukanavana Twitter on yksi laajennus projektin verkkonäkyvyyteen, jonka kautta on mahdollista tiedottaa projektin asioista. Twitterissä voidaan myös avata keskusteluja ja kommentoida käynnissä olevia tapahtumia. Twitterin painoarvoa voidaan lisätä, kun projektihenkilöstö käyttää palvelua projektitilin lisäksi omien profiiliensa kautta. Näin anonyymin projektipersoonan ympärille saadaan helpommin lähestyttäviä ihmisiä, jotka voivat viestiä omalla tyylillään ja jakaa eteenpäin projektiin liittyviä twiittejä ja toistensa päivityksiä.

Yksi esimerkki Twitterin hyödyntämisestä Vyyhti-projektissa on Kulttuuri rakentaa uutta maata -seminaarin Twitter-aktiivisuus, joka on tallennettu Storify-palveluun osoitteeseen http://storify.com/linkola/kulttuuri-rakentaa-uutta-maata. Koosteessa nähdään, kuinka projektisuunnittelija Linkola on julkaissut Twitterissä havaintoja ja poimintoja seminaarin tapahtumista, ja kuinka muut Twitterin käyttäjät ovat reagoineet viesteihin. Myös Vyyhti-tilin kautta on twiitattu eteenpäin erityisesti projektiin liittyviä asioita. Toinen esimerkki liittyy Creative Entrepreneurship for a Competitive Economy -seminaarin, jossa Twitter oli erittäin aktiivinen taustakanava. Myös tämän tapahtuman Twitter- ja verkkoaktiivisuudesta löytyy Storify-palvelulla rakennettu kooste osoitteesta http://storify.com/linkola/creative-entrepreneurship-for. Kolmantena esimerkkinä mainittakoon hankkeen lopputapahtuman Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaarin Twitter-kooste, niin ikään Storify-palvelulla toteutettuna:

Twitteriä hyödynnettiin myös projektin alkuvaiheessa, kun haluttiin kevyellä verkkohaastattelulla saada näkökulmia luovan alan yrittäjyyden erityispiirteisiin.


SoundCloud projektin audiomateriaalin julkaisukanavana

Vyyhti-hankkeen SoundCloud-profiili
Vyyhti-hankkeen SoundCloud-profiili

SoundCloud on äänitiedostojen julkaisemiseen ja jakamiseen tarkoitettu verkkopalvelu. Voitaisiin sanoa, että sen, mitä Vimeo mahdollistaa videoille ja Flickr kuville, SoundCloud mahdollistaa äänelle. Näin ollen SoundCloud päätettiin ottaa käyttöön Vyyhti-hankkeessa ääniartikkelien julkaisualustana, minkä johdosta ääniartikkelit voidaan liittää kuunneltaviksi esimerkiksi tähän:

Ääniartikkelien julkaisemiseksi luotiin aluksi projektin oma SoundCloud-tili. Seuraavaksi kaikki ääniartikkelit lisättiin tilille, josta ne ovat löydettävissä ja jaettavissa itsenäisinä artikkeleina. SoundCloudin työkalujen ansiosta artikkeleihin voi myös esimerkiksi jättää kommentteja haluttuihin kohtiin. Kun kaikki artikkelit oli listätty tilille, voitiin kokonaisuudesta muodostaa ääniartikkelialbumi, johon artikkelit voitiin järjestää haluttuun järjestykseen.

SoundCloud mahdollistaa artikkelien upottamisen osaksi muita verkkosivuja, ja esimerkiksi Twitterissä tai Facebookissa jaetun SoundCloud-äänen voi kuunnella suoraan kyseisestä palvelusta. Kuitenkin riippumatta siitä, minkä alustan kautta ääniä kuunnellaan, kertyvät tilastot kuuntelumääristä SoundCloudiin. Näin ollen palvelu on joustava, monipuolinen ja helposti seurattava väline äänimateriaalin jakamiseen.


Yhteisömanagerointi Shared Gems 2012 -peliseminaarissa

Shared Gems 2012Shared Gems 2012 -peliseminaari järjestettiin 1.6.2012. Se oli Vyyhti-projektin tuottama verkostoitumistapahtuma, jossa haluttiin tuoda yhteen nopeasti kasvavan luovan toimialan osaajia, pelikehittäjiä, yrittäjiä, opiskelijoita ja opettajia. Tilaisuudelle haluttiin rakentaa etäosallistumismahdollisuus ja sitä haluttiin markkinoida ja tuoda esiin sosiaalisessa mediassa myös reaaliaikaisesti tapahtuman aikana. Käytettiin seuraavia välineitä ja toimintatapoja.

Ennen seminaaria

Ennen seminaaria tapahtuman ohjelma ja ilmoittautumislomake julkaistiin projektin verkkosivuilla. Seminaarin mainos saatiin esille useiden yhteistyötahojen verkkosivuille, ja lisäksi tehtiin myös perinteistä sähköpostimarkkinointia ja tiedottamista. Tapahtumasta tiedotettiin myös muun muassa projektin Facebook-sivun ja Twitter-tilin kautta. Facebook-sivulla julkaistiin paljon seminaarin aihepiiriin liittyviä uutisia ja työpaikkailmoituksia, eli tarkoituksena oli nostaa pelialaa esiin muutenkin, eikä pelkästään keskittyä oman tapahtuman markkinointiin. Facebook-sivu on osoittautunut tapahtuman ennakkomarkkinointiin erittäin hyväksi välineeksi, ainakin jos tapahtuman kohderyhmä käyttää palvelua aktiivisesti. Tietokone- ja mobiilipeleihin keskittyvän peliseminaarin osalta kohderyhmä on kohtalaisen aktiivista Facebook-käyttäjäkuntaa, joten pienet seminaarivalmisteluihin liittyvät päivitykset, valokuvat ja tunnelmat auttoivat luomaan sopivaa seminaariasennetta jo ennen varsinaista tapahtumaa.

Vyyhti-projektin Facebook-sivu ennen Shared Gems 2012 -peliseminaaria.
Vyyhti-projektin Facebook-sivu ennen Shared Gems 2012 -peliseminaaria.

Etäosallistuminen seminaarin aikana

Etäosallistuminen toteutettiin Vyyhti-projektin oman Adobe Connect Pro -kokoushuoneen avulla. Toteutus oli hyvin kevyt, eli käytettiin yhtä kannettavaa työasemaa, johon oli kiinnitetty laadukas webkamera. Seminaarin aikana etäosallistujamäärä vaihteli, pysytellen keskimäärin hieman alle kymmenessä kerrallaan siten, että välillä osallistujia poistui ja uusia tuli tilalle. Osallistujat keskittyivät pääasiassa seuraamaan tapahtumia, eikä kokoushuoneessa juurikaan keskusteltu tai osallistuttu seminaarin kulkuun käytössä olevan tekstipohjaisen keskusteluominaisuuden avulla. Jälkikäteen voidaan todeta, että etäkanavan aktivointi olisi vaatinut yhden henkilön kokonaistyöpanoksen, eli jonkun olisi täytynyt keskittyä välittämään tunnelmia ja aktivoimaan keskustelua täysipainoisesti, jos kanavasta olisi haluttu saada enemmän irti. Etäkanava oli mukava lisä ja laajennus paikan päällä tapahtuvalle seminaarille, mutta jatkossa vastaavaan toimintaan on suositeltavaa panostaa tehokkaamman yhteisömanageroinnin ja fasilitoinnin avulla.

Reaaliaikaista keskustelua käytiin Twitterissä ennalta sovitun #SharedGems -kanavatunnisteen alla. Tapahtumaa ja kanavatunnistetta alettiin tuoda esiin jo ennen varsinaista seminaaripäivää muun muassa linkittämällä seminaariohjelmaan, mainitsemalla keynote-puhujien Twitter-profiileja twiiteissä ja julkaisemalla valokuvia seminaarijärjestelyistä. Seminaarin aikana Twitterissä kommentoitiin keynote-puheenvuoroja ja jaettiin linkkejä puheenvuoroissa mainittuihin, verkosta löytyviin kohteisiin. Twiittien virtaa tuotiin esiin seminaarin infopisteessä sijaitsevan infotaulun kautta. Kaikki tapahtuman #SharedGems-kanavatunnisteeseen liittyvät twiitit on tallennetu Storify-palvelun avulla osoitteeseen http://storify.com/linkola/shared-gems-2012-game-seminar. Twitter on todettu hyväksi välineeksi nopean ja kevyen taustakanavan toteuttamiseksi. Se ei vaadi erillisten keskustelukanavien ja huoneiden perustamista, vaan riittää, kun kaikki keskusteluun osallistuvat käyttävät sovittua kanavatunnistetta. Twitterin luonteesta johtuen myös tieto käynnissä olevasta tapahtumasta leviää tapahtumasta twiittaavien seuraajille, jolloin on mahdollista saada keskusteluun mukaan henkilöitä, jotka eivät alun perin välttämättä tienneet ennakkoon koko tapahtumasta.

Twitter-taustakanavan rakentelua Shared Gems 2012 -seminaariin.
Twitter-taustakanavan rakentelua Shared Gems 2012 -seminaariin.

Seminaarin jälkeen

Seminaarin jälkeen kaikki keynote-puheenvuorot julkaistiin projektin Vimeo-kanavalla, jolle niistä koottiin seminaarin kulkua mukaileva soittolista http://vimeo.com/album/2031718. Tällaiset tallenteet, niin Vimeossa kuin Storify-palvelussakin, ovat tärkeitä tapahtuman jälkimarkkinoinnin kannalta. Ne antavat hyvän syyn ottaa yhteyttä osallistujiin jälkikäteen ja toimivat erinomaisina dokumentoinnin välineinä myös projektin omiin tarkoituksiin. Lisäksi, jos kyseessä on uudelleen toteutettava tapahtuma, ne toimivat jälleen hyvänä ennakkomarkkinointimateriaalina seuraavaa tapahtumaa rakennettaessa. Ja luonnollisesti vuosien saatossa voi rakentua upea kokoelma ja arkisto tapahtuman aihepiiriin liittyvistä sisällöistä.

Shared Gems -seminaari järjestettiin myös vuonna 2013 Metropolia Ammattikorkeakoulun viestinnän koulutusohjelman toteuttamana. Tässä yhteydessä tapahtumalle rakennettiin uusia verkkokanavia, esimerkiksi omat kotisivut (http://sharedgems.fi/) ja oma Twitter-tili (https://twitter.com/SharedGems). Näiden avulla tapahtumalle rakennettiin oma identiteetti, jonka avulla se voidaan juurruttaa osaksi viestinnän koulutusohjelman toimintaa. 2013 seminaarin verkkotoiminta oli näillä uusilla kanavilla vahvistettuna melko samanlaista kuin vuonna 2012, paitsi että tällä kertaa ei tarjottu etäosallistumista videostreamin avulla. Verkkoaktiivisuutta tallennettiin jälleen Storify-palvelulla osoitteeseen http://storify.com/linkola/shared-gems-2013.


Verkkonäkyvyys Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaarissa

Vyyhti-hankkeen lopputapahtuma, Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaari, pidettiin 6.11.2013 Helsingin Musiikkitalossa. Seminaarin verkkonäkyvyyttä rakennettiin määrätietoisesti syksyn 2013 aikana edellä esiteltyjä välinteitä ja toimintamalleja hyödyntäen.

Toiminnan painopisteet ennen seminaaria, seminaarin aikana ja jälkeen mukailivat suurelta osin Shared Gems 2012 -peliseminaarin kokemuksia, mutta tällä kertaa kaikki osa-alueet vietiin uusiin mittoihin.

Seminaarisivusto

Tärkein verkkokanava oli seminaarin infosivusto, joka toimi seminaariin liittyvän tiedon ajantasaisena kotipesänä. Ensimmäinen, yksisivuinen seminaari-info julkaistiin 6.8.2013, eli tasan kolme kuukautta ennen 6.11. pidettyä seminaaria. Tavoitteena oli saada hyvissä ajoin keskeisin tieto, eli seminaarin ajankohta, paikka ja sisällölliset teemat, näkyviin ja linkitettäviksi.

Suunnittelun lähtökohdat:

  • Luo erottuva, yksinkertainen, helposti selattava ja käytettävä sivusto.
  • Nosta keskeisin tieto selvästi näkyviin: Mitä, missä, milloin, kenelle & miten pääsee mukaan.
  • Pidä tieto ajantasaisena.

Kävijätilastot

Seminaarisivuston kävijätilastosta näkyy hyvin, kuinka sivuston aktiivisuus alkoi lisääntyä tapahtuman lähestyessä. Näkyvissä on useita aktiivisuuspiikkejä, jotka mukailevat seminaaritiedotusta, eli tiedotteiden, suorien kutsujen ja muiden aktiivisten kampanjoiden kanssa. Ensimmäinen erottuva nousu kävijämäärässä on 5.9.2013, jolloin Yrittäjän päivänä julkaistiin ohjelma ja avattiin ilmoittautuminen. Korkeimmaksi piikiksi nousee 5.11.2013 eli seminaaria edeltävä päivä, jolloin sivuilla liikuttiin 427 selauksen verran. (Seminaarin tuotantotiimin oma käyttö on suodatettu tilastoista pois).

VRY2013-seminaarin sivunlataukset 6.8.-19.11.2013.
VRY2013-seminaarin sivunlataukset 6.8.-19.11.2013.

Seminaarisivuston eri sivujen katselumäärät ja sivulla keskimäärin vietetty aika jaksolla 6.8.-19.11.2013:

VRY2013-seminaarisivuston eri sivujen katselumäärät 6.8.-19.11.2013
VRY2013-seminaarisivuston eri sivujen katselumäärät 6.8.-19.11.2013

Yksi kiinnostava tilastotieto on lähteet, joiden kautta seminaarisivustolle on saavuttu. Tässä kyseisiä tietoja infosivuston etusivun osalta:

Suosituimma lähteet, joiden kautta VRY2103-seminaarin infosivujen etusivulle on saavuttu.
Suosituimmat lähteet, joiden kautta VRY2103-seminaarin infosivujen etusivulle on saavuttu. Direct sisältää mm. sähköpostilla lähetetyn linkin kautta saapuneet kävijät, Facebook on seuraavaksi yleisin liikenteen lähde ja t.co tarkoittaa Twitterin kautta tulleita vierailijoita.

Järjestäjätahon puolesta on ilo huomata, että monet seminaarintuotannon ja Vyyhti-hankkeen yhteistyö- ja toteuttajatahot näkyvät aktiivisina liikenteen lähteinä seminaarisivustolle.

Voidaan sanoa, että oman seminaarisivuston luominen oli hyvä tapa selkeyttää seminaariviestintää verrattuna esimerkiksi ensimmäiseen Shared Gems -seminaariin, jonka infosivu laadittiin osaksi Vyyhti-websivuja. Näin seminaari-ilmettä saatiin rakennettua Uusimaa-viikko-kokonaisuuden mukaiseksi, ja seminaariyhteistyöhön osallistuneet tahot saatiin selkeästi esille.

Facebook

Facebookin merkitys tämän päivän verkkotiedottamisessa näkyy yllä olevassa tilastokuvassa, jossa se nousee reilusti seminaarisivuille johtaneen ykköslähteeksi. Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaaritiedotuksessa Facebookia hyödynntettiin monin tavoin.

Vyyhti-hankkeen oma Facebook-sivu

Seminaaria mainostettiin pitkin syksyä Vyyhti-hankkeen omalla sivulla, jolla on syksyn 2013 aikana ollut hieman yli 200 tykkääjää. Ohessa muutaman Vyyhti-sivulle tehdyn päivityksen kattavuustiedot:

Seminaariohjelman ensimmäinen versio julkaistiin Yrittäjän päivänä 5.9.2013
Seminaariohjelman ensimmäinen versio julkaistiin Yrittäjän päivänä 5.9.2013.
Kattavuus 68 FB-käyttäjää.
Sivulla nostettiin esiin myös järjestäjäkumppaneita
Sivulla nostettiin esiin myös järjestäjäkumppaneita.
Kattavuus 108 FB-käyttäjää.
Puhujaesittelyt olivat yksi tapa tuoda seminaaria esiin. Tämä Jussi Iipposen esittely levisi laajalle FB:n verkostoissa.
Puhujaesittelyt olivat yksi tapa tuoda seminaaria esiin. Tämä Jussi Iipposen esittely levisi laajalle FB:n verkostoissa.
Kattavuus 328 FB-käyttäjää.
Uutinen lopullisesta ohjelmasta tavoitti myös jonkin verran Facebook-käyttäjiä.
Uutinen lopullisesta ohjelmasta tavoitti myös jonkin verran Facebook-käyttäjiä.
Kattavuus 91 FB-käyttäjää.

Muut Facebook-sivut

Vyyhti-hankkeen oman Facebook-sivun lisäksi seminaaritietoutta levitettiin muiden sivujen kautta. Tässä muutama seminaarin Facebook-maininta:

Lisäksi seminaaritiedottamista tehtiin Vyyhti-sivuna aiheeseen liittyvien tahojen Facebook-sivuille:

julkaisu käyttäjältä Vyyhti.

julkaisu käyttäjältä Vyyhti.

Muu Facebook-tiedotus

Omien ja muiden tahojen Facebook-sivujen lisäksi tiedottamista tehtiin runsaasti tuotantotiimin henkilökohtaisten profiilien kautta suoraan omille tuttaville ja sopiviin Facebook-ryhmiin. Kaiken toiminnan myötä seminaaria saatiin nostettua varsin hyvin esiin, ja tilastoista on todennettavissa, että Facebookista tuli huomattavasti enemmän liikennettä seminaarisivuille, kuin esimerkiksi eri tahojen verkkosivuilla olleista tiedotteista. Niidenkään merkitystä yhtään vähättelemättä.

Twitter

Twitterin rooli korostui seminaaripäivänä, jolloin sitä käytettiin seminaarin taustakeskusteluun. Suurin osa seminaariin liittyvä Twitter-aktiivisuudesta on taltioitu tähän Storify-koosteeseen.

Vaikka markkinointinostoja tehtiin ennen seminaaria useiden Twitter-tilien kautta, on seminaarisivujen tilastoista todennettavissa, että Twitteristä seminaarisivuille ohjautunut liikenne jäi suoria käyntejä, Facebook-käyntejä ja Google-hakujen kautta tulleita käyntejä huomattavasti vähäisemmäksi. Silti Twitter kerrytti enemmän liikennettä kuin yksikään perinteisellä www-sivulla ollut tiedote. Tästä voisi päätellä, että Twitterissä on vaikeampi saada tämän tyyppistä tapahtumatiedotusta läpi siten, että käyttäjät innostuisivat asiasta ja jakaisivat sitä eteenpäin. Mutta varsinaisena tapahtumapäivänä Twitterin ylivoimaisuus taustakeskustelun mahdollistajana on ylivoimainen.

Tallennettua Twitter-aktiivisuutta hyödynnetään raportoinnissa ja tapahtuman jälkimarkkinoinnissa. Aikasempiin Vyyhti-tapahtumiin verrattuna Verkostot ja rajaton yrittäjyys -seminaarissa oli paikalla erittäin runsas joukko aktiivisia Twiittaajia, jotka osaltaan mahdollistivat näin kiinnostavan ja monipuolisen tallenteen syntymisen.

Sähköpostimarkkinointi

Seminaarisivuston tilastojen perusteella on sähköpostitse tehty suoramarkkinointi nostettava esiin yhä toimivana mallina. Etusivulle saapuneista kävijoistä suurin osa on tullut suoran linkin kautta, mikä yleensä tarkoittaa esimerkiksi sähköpostilla saadun linkin avaamista. Vyyhti-tiimi lähetetti seminaarikutsun sähköpostitse yli 430 henkilölle ja seminaaritiedoteen n. 40 taholle. Näistä suorista kontakteista moni on kiinnostunut asiasta ainakin sen verran, että on klikannut sähköpostilinkkiä ja käynyt infosivustolla tutustumassa asiaan.

Vimeo

Vyyhti-hanke on käyttänyt videoiden julkaisuun omaa Vimeo-tiliä. Seminaarin videotallenteet tulevat olevaan suuressa osassa jälkimarkkinnoinnissa. Kaikki puheenvuorot julkaistaan ja niistä tehdään nostoja Vyyhti-websivuille ja hankkeen sosiaalisen median kanaviin. Tässä esimerkkinä koostevideo:

Hankkeessa on päädytty Vimeoon sen monipuolisten jakamis-, lajittelu- ja yksityisyysasetusten vuoksi.

SoundCloud

Seminaari oli myös Vyyhti-ääniartikkelien julkaisu- ja kuuntelutilaisuus. Ääniartikkelit ovat hankkeessa kehitetty julkaisuformaatti, joiden ensisijaiseksi jakelukanavaksi on valittu äänen julkaisualusta SoundCloud. SoundCloudin avulla ääniartikkeleja voitiin tuoda esiin eri verkkokanavissa ennen seminaaria, esimerkiksi seminaarisivuston ääniartikkeliosiossa oli yksi artikkeli kuunnteltavissa ennen tapahtumaa.


Yhteisömanagerointi Vyyhti-perehdytyksissä

Sähköiset jumppakerhot ja Facebook-ryhmä

Sähköiset jumppakerhot on yksi Vyyhti-projektissa toteutettu perehdytyskokonaisuus, jolla on tarjottu tukea sosiaalisen median hyödyntämiseen erityisesti luovan alan mikroyrittäjän näkökulmasta. Jumppakerhot ovat tehokkaaseen käytännön harjoitteluun perustuvia muutaman tunnin työpajoja, joissa harjoiteltavat välineet ovat Facebook (henkilökohtainen käyttö, sivu ja ryhmät), blogi, RSS-syötteet ja tiedonhallinta, Google-dokumentit, Twitter, työn- ja ajanhallinta sekä niitä tukevat sähköiset välineet ja LinkedIn. Perehdytyksissä välineitä on lähestytty ja harjoiteltu tavoitteellisen verkkoläsnäolon näkökulmasta, joka tarkoittaa asetettuihin tavoitteisiin pohjautuvaa aktiivista osallistumista www:n ja sosiaalisen median tapahtumiin, jota mitataan, arvioidaan ja kohdennetaan uudelleen arvioinnin perusteella (Linkola 2013, 27). Sähköisten jumppakerhojen taustalla on siis yhteisömanagerin aktiiviseen otteeseen tukeva lähestyminen verkon välineisiin.

Käynnissä Sähköinen Facebook-jumppakerho.
Käynnissä Sähköinen Facebook-jumppakerho.

Jumppakerhojen suunnitteluvaiheessa haluttiin kiinnittää huomiota saavutettavuuteen, eli haluttiin, että työpajat toimivat itsenäisinä harjoittelukertoina, mutta että ne kuitenkin muodostavat yhtenäisen ja loogisen kokonaisuuden. Nämä itsenäiset treenit haluttiin sitoa yhteen keskustelun ja vinkkien jakamisen mahdollistavalla verkkotyökalulla. Tarkoitusta varten perustettiin Jumppakerhojen Facebook-ryhmä, jossa on kolmen kerhototeutuksen jälkeen 40 jäsentä.

Sähköisten jumppakerhojen Facebook-ryhmää on käytetty lähiopetuksen laajennuksena, eli osallistujia on kehotettu kysymään epäselväksi jääneistä asioista ryhmässä. Kysymyksiin on vastannut usein kerhojen ohjaaja, mutta osallistujat ovat neuvoneet myös toisiaan. Jumpparyhmässä on myös jaettu ajankohtaisiin aiheisiin liittyviä linkkejä. Jos esimerkiksi työpajassa on käsitelty Facebookin markkinointityökaluja, on työpajan jälkeen ollut luontevaa jakaa ryhmässä laadukkaita verkkolähteitä ja materiaaleja aiheeseen liittyen.

Facebook-ryhmässä on toteutunut sama aktiivisuuden synnyttämisen ja manageroinnin tarve, joka on leimallista myös wikissä tapahtuvalle yhteiskehittelylle. Olisi toiveikasta odottaa, että toisilleen tuntemattomat ihmiset ottaisivat kouluttajataholta tarjotun Facebook-ryhmän omakseen ja alkaisivat keskustella aktiivisesti. Näinkin voi käydä, mutta ryhmällä on myös oltava aktiivinen ylläpitäjä, joka pitää aktiivisuutta yllä ja tuo esiin aiheita, joista keskustelu ja kommentointi voi käynnistyä.

ePortfolio – Musiikin YAMK

Vyyhti järjesti yhteistyössä Metropolia Ammattikorkeakoulun musiikin ylemmän AMK -koulutusohjelman kanssa ePortfolio-opintokokonaisuuden. Tavoitteena oli tarjota musiikkipedagogeille välineitä oman osaamisensa esiintuomiseen ja markkinoimiseen verkossa. Portfolioajattelun kautta haluttiin luoda kehys omien vahvuuksien näkemiseen ja esittämiseen ammatillisesti siten, että saavutettaisiin jonkinasteista kilpailuetua lähtötilanteeseen nähden. Tavoitteissa yhdistyivät Vyyhti-projektin yrittäjämäisen asenteen vahvistaminen, sähköisten välineiden ja sosiaalisen median hyödyntäminen sekä musiikin ylemmän AMK -tutkinnon ammatillisen identiteetin vahvistaminen.

Portfolioiden toteutusvälineeksi valittiin Blogger-blogialusta pitkälti Sähköisten jumppakerhojen blogiosion kokemusten perusteella. Sisällön ja julkaisusuunnitelman osalta portfolion toteuttamistapaan jätettin väljyyttä blogijumppakerhoon verrattuna. Vaikka julkaisemista lähestyttiin aktiivisen blogijulkaisemisen kautta, tuotiin esiin myös mahdollisuus staattisen, silloin tällöin päivitettävän sähköisen käyntikortin toteuttamiseen sekä vaihtoehtoja näiden ääripäiden välille. Ja koska osallistujat olivat musiikkialan ammattilaisia, keskityttiin myös erilaisiin tapoihin julkaista ja jakaa ääntä verkossa.

Toteutuksen aikana moni osallistuja otti rakentamansa portfolion aktiiviseen käyttöön. Kävi ilmi, että osallistujat löysivät porfolioille sovellustapoja, joita kouluttajat eivät osanneet ennakoida. Moni alkoi esimerkiksi hyödyntää Blogger-alustan blogia tiedotusvälineenä omille oppilailleen. Siinä missä portfolio-osuus esittee musiikkipedagogin ammatillista osaamista ansioluettelon ja muun esittelyn avulla, aktiivinen ja tarpeellinen blogi toimii keskeisen tiedon välityskanavana ja esittelee arkisempaa ammattikuvaa.

Kaupunginosayhdistysten saavutukset näkyväksi

Vyyhti-projektissa on haluttu synnyttää ja tukea yhteistoiminnallisia ja yrittäjämäisiä toimintatapoja kolmannen sektorin, yritysten ja oppilaitosten käyttöön ja välille. Projektin toteuttajista kolmatta sektoria edustaa Helsingin kaupunginosayhdistykset ry Helka, ja yksi yrittäjämäistä ajattelua tukeva Vyyhti-toimenpide oli Helkan jäsenistölle tuotettu Kaupunginosayhdistysten saavutukset näkyväksi -koulutus.

Koulutus koostui kahdesta kerrasta, joista ensimmäisessä laadittiin osallistuneille kaupunginosayhdistyksille CV, johon kirjattiin yhdistyksen saavutuksia, vahvuuksia ja ajankohtaisia asioita sekä osaamista yleisemminkin. Koulutuksen toinen osa keskittyi kaupunginosayhdistyksen CV:n toteuttamiseen sähköisesti verkkoon. Tavoitteena oli luoda yhdistykselle sellainen verkkonäkyvyys, jonka avulla yhdistyksen toiminnasta tai vaikkapa yhteistyöstä kiinnostuneet voisivat löytää verkosta selkeän ja houkuttelevan kuvauksen siitä, millaista toimintaa yhdistys on matkansa varrella tehnyt, millaisia tavoitteita sillä on ja millaisiin yhteistyöprojekteihin sen kanssa voisi ryhtyä.

Yhdistyksen verkko-CV toteutettiin kahdella tavalla:

  1. Kaupunginosan kotisivuille lisättiin uusi osio, jonne CV-työpajassa tuotettu ”yhdistyksen ammatillinen CV ja profiili” lisättiin. Helskinkiläisten kaupunginosien verkkosivuja löytyy Helkan ylläpitämän http://kaupunginosat.net/ -sivuston kautta.
  2. Yhdistykselle luotiin oma Facebook-sivu, jolle lisättiin merkkipaaluja, tapahtumia ja valokuvia yhdistyksen toiminnan varrelta ja jota jatkossa voidaan hyödyntää tiedotuskanavana alueen asukkaille, kaupunginosatoimijoille ja potentiaalisille uusille jäsenille.

Sekä kaupunginosasivujen CV:n ja tiedotusblogin että Facebook-sivun hyödyntämisessä keskeistä ovat yhteisömanageroinnin toimintatavat ja taidot.


Lopuksi

Tässä artikkelissa on kuvattu Vyyhti-hankkeen verkkonäkyvyyden rakentamista ja yhteisömanagerointia. Aihe on ajankohtainen, yhteisömanageroinnista keskustellaan tällä hetkellä paljon, sen merkitystä ja tavoitteita määritellään erilaisten lähtökohtien mukaan. Toivottaasti tämä artikkeli avaa aihepiiriä kehityshankkeen näkökulmasta ja antaa vinkkejä ja ideoita mahdolisimman monelle asian parissa toimivalle verkon hyödyntäjälle.


Lähteet

Jaa juttu eteenpäin: