Vyyhti ja kulttuurituotannon opiskelijat tutustuivat yhdessä sähköisten työvälineiden hyödyntämiseen projektityöskentelyssä viiden päivän intensiivisellä opintojaksolla Metropolia ammattikorkeakoulussa loka-marraskuun taitteessa 2011.

Tavoitteena oli tutkia, minkälaisia sosiaalisen median sovelluksia, pilvipalveluja ja verkkopohjaisia työvälineitä projektimuotoisen tuotannon eri työvaiheisiin ja tarpeisiin on tarjolla.

Opiskelijat määrittelivät itselleen oman projektin tai tuotannon, jonka tuottamisen avuksi he etsivät eri työvaiheisiin sopivia välineitä. Tehtävänä oli viimeisellä lähiopetuskerralla esitellä omia löydöksiä, ja analysoida omaan toimintaan sopivimpia välineitä valtavasta palvelujen tarjonnasta poimien.

Opintojakson toteuttamiselle haasteensa toi osallistujien erilaiset tarpeet ja osaamistasot. Olikin luontevaa toteuttaa välineiden käsittely siten, että osaavimmat osallistuivat ”apuopettajina” ryhmän toimintaan.

Käsiteltävistä asioista tiedotettiin sitä varten erikseen perustetun, suljetun Facebook-ryhmän kautta. Samalla tehtiin kyselyjä ”kuulostaako tämä ehdotus seuraavalle istuntokerralle hyvältä” -tyylisesti. Täydellistä tyrmäystä ei syntynyt millekään ehdotukselle.

Oppimisen fokuksessa olivat siis verkkopohjaiset työkalut, jossa projektien/tuotantojen parissa työskentelevät voivat jakaa ajantasaisesti aineistojaan sekä muokata toisten tuottamia aineistoja.

Käsitellyt välineet olivat open source-pohjaisia, joiden perustoiminnot ovat ilmaisia, mutta sisältävät useimmiten aineistoille kokorajoituksia. Päivittämällä (=maksamalla rahaa) sovelluksen ”premium” -tasolle toiminnallisuudet usein lisääntyvät. Jotkin palvelut ovat beta-versioita ja niistä voi tulevaisuudessa tulla kokonaan maksullisia. Havaittiin myös, että jos omista wikityötiloistaan haluaa ulkopuolisilta piilotettuja, voi joutua maksamaan rahaa.

Vaikka kaikki palvelut eivät maksullisia premium-tilejä tarjoakaan (Google, Facebook, Twitter) ostettavaksi, on käyttäjän hyvä tarkastaa palveluun ensi kertaa kirjautuessaan, millä ehdoin he ottavat kyseisen palvelun käyttöön. ”I agree” tai ”I accept terms of condition” -ruutu on helppo ruksia lukematta, mihin sitoutuu.

Useimmissa open source -ajatteluun perustuvissa palveluissa on paljon hyvää, mutta vielä enemmän keskeneräisyyttä. Niiden toimivuus on osittain riippuvaista myös kehittäjäyhteisön aktiivisuudesta, osaamisesta ja kiinnostuksesta.

Kehitystyö välineissä voi olla tasaisen hidasta, tempoilevaa tai todella nopeaa, etenkin jos tavoitteena on luoda tuote, jonka voi lopulta (nopeasti!) myydä kilpailijalle. Siksi jokaisen niitä käyttävän toivoo muistavan, että omalla kovalevyllä on hyvä pitää varatallenne kaikista tärkeistä dokumenteista. Samoin kuin kannattaa tietoturvariskit kartoittaa ennen uuden palvelun käyttöönottoa. Erityisesti, jos tuottaa tekijänoikeuden alaista materiaalia ja immateriaalioikeuksien loukkaaminen voi aiheuttaa suoranaista taloudellista vahinkoa.

Opintojen aikana havaittiin, että täydellistä projektinhallintaohjelmaa ei maksuttomana ole tarjolla. Sen vuoksi oli tärkeää, että kukin opiskelija oppi poimimaan itselleen tärkeitä palveluja omaan käyttöönsä ja muodostamaan niistä sähköisten työvälineiden pakin, jota käyttäessä kukin väline tulee myös tutummaksi kuin mitä viiden päivän aikana ehti syventyä.

Palautteissa opiskelijat nostivat esiin heterogeenisen osaamistason aiheuttaman haasteen välineiden käsittelylle: toiset kokivat aidosti rohkaistuneensa kokeilemaan itselleen vieraita palveluita ja innostuivat tutkimaan sovelluksia, jotkut toivoivat ryhdikkäämpää välinekohtaista käsittelytapaa, jokunen toimi apuopettajana, muutama kääntyi jo ensimmäisellä kokoontumiskerralla ovelta pois kuultuaan sanat ”hanke” ja ”pilotti”.

Näitä kokemuksia Vyyhti-hanke hyödyntää vuonna 2012 toteutettavien, kaikille kulttuurin ja luovan alan amk-opiskelijoille, luovan alan (pien)yrittäjille ja yhdistystoimijoille tarjottavien sähköisten välineiden koulutusten suunnittelussa. Lämmin kiitos Vyyhti-koelaboratoriossa työskennelleille opiskelijatutkijoillemme!

Välineitä

Tuotannon ja/tai projektin suunnitteluvaiheeseen, usean henkilön välillä jaettavia tai muokattavia dokumentteja mahdollistavat ketterästi Google Dokumentit ja wikit, kuten wikispaces tai pbworks.

Ajanhallinnassa todettiin näppäräksi Googlen kalenteri. Kyselyitä kokeiltiin Google docsien lomakkeilla (form).

Pitkien URL-osoitteiden katkaisemisessa auttaa esimerkiksi Tinyurl tai Goo.gl.

Palaverien sopimiseksi käytettiin Doodlea.

Usean tiedotuskanavan seuraamisessa ajanhallintaa helpottaa tilattava RSS-syöte, esimerkiksi Googlen oma Reader.

Työskentelyvaiheen tehtävien delegoinnissa esiteltiin monipuolinen mutta raskaanoloinen RedMine, opintojakson loppuvaiheessa sen rinnalle nostettiin Asana. Jälkimmäinen on kevyt ja käyttöliittymältään helppo, ”sievä nakkikone”.

Markkinointiin ja tiedotukseen tai työpäiväkirjamaiseen edistymisen raportointiin tai ihan vain oman nettisivun sijaan käytettäväksi katsastettiin blogeja. Kokeiltiin myös Storifyn mahdollisuuksia linkkien ja eri sosiaalisen median palveluissa tapahtuvan tiedotuksen koostamiseksi.

Tiedostojen jakamiseen käytettiin Dropboxia, väliaikaiseen isompien tiedostojen siirtoon nostettiin esiin mahdollisuuksina MegaUpLoad ja Mediafire.

Musiikin jakamisen palveluja käsiteltiin opiskelijoiden aloitteesta, esille nostettiin Hitlantis, Soundcloud, Grooveshark ja online-musiikintekemiseen Audiosauna. Online-kuvankäsittelyohjelmana mainittiin Sumopaint. Jotkin näistä ovat myös suomalaista alkuperää!

Kauniita presentaatioita saa aikaiseksi myös Prezillä, joka kuitenkin annettiin vinkiksi vasta opintojakson päättymisen jälkeen Facebook-ryhmässä.