Projektin verkkoviestinnän vaiheet ja painopisteet

Muutaman viikon aikana Vyyhti-verkkosivut ovat kokeneet suuria muutoksia. Sivuston rakennetta on muutettu, osioiden painopisteitä säädetty ja yksittäisiä sivuja kehitetty eteenpäin. Muutokset johtuvat projektin toiminnallisen painopisteen siirtymisestä kohti raportointi- ja analyysivaihetta. Tässä blogimerkinnässä esitetään Vyyhti-hankkeen näkökulmasta ajatuksia siitä, kuinka projektin verkkoviestinnän tulisi mukautua siihen, missä vaiheessa projekti etenee.

Projektin vaiheet

Aloitus – Käynnistys- ja toimenpidevaihe

Projektin vaiheet 1Kun projekti aloitetaan, on tärkeintä saada nopeasti verkkoon keskeinen projekti-informaatio ja yhteystiedot. Vyyhti-webin ensimmäisen version rakensi digiviestijä Toni Niemisalo. Tämän vaiheen suunnittelu oli monessa mielessä vaikeaa, koska projektin työntekijät eivät itsekään tienneet, millaisia toiminnallisuuksia sivustolla tarvitaan. Pääpainopisteiksi valikoituivat projektin tavoitteiden ja toteuttajien yhteystietojen esille tuominen sekä alustavat näkemykset siitä, kuinka perehdytykset ja tapahtumat sivustolla esitettäisiin. Blogi oli alusta lähtien mukana havaintojen ja tunnelmien kirjaamista varten.

Vähitellen projektin toimenpiteet alkoivat selkiytyä ja havaittiin, että sivustolla pitää korostaa tulevia tapahtumia ja koulutuksia ja mahdollistaa niihin ilmoittauminen. Tämän aktiivisen toteutusvaiheen tarpeisiin Vyyhti-webin konseptia tarkennettiin ja sivusto suunniteltiin uudelleen. Työn tekivät digitaalisen viestinnän opiskelijat Joel Bergström, Juha Lehtonen, Maiju Kolisoja ja Noora Savolainen.

Näitä kahta ensimmäistä vaihetta voisi kuvata nimellä käynnistys- ja toimenpidevaihe. Tällöin projektin toiminta hakeaa muotoaan eikä vielä tarkkaan tiedät, mitä tullaan tekemään ja löytäämään.

Vaiheen pääviestit verkossa: Miksi tämä projekti on olemassa? Kuka projektia toteuttaa? Mitä haluamme tehdä ja saavuttaa, ketä haluamme mukaan ja miten mukaan voi päästä?

Näistä viesteistä johdettuna voidaan verkkonäkyvyyttä alkaa rakentaa seuraavien tietojen ja tehtävien varaan:

Käynnistys- ja toimenpidevaiheen viestintä verkossa

  • Toteuttajien nimet ja yhteystiedot.
  • Projektin tavoitteista tiedottaminen – projektisuunnitelman mukaiset kuvaukset, mutta myös jatkuva tiedottaminen ajankohtaisista asioista (blogi).
  • Kumppaneiden hankinta.
  • Tapahtuminen ja perehdytysten suunnittelu – avoin suunnitteluprosessi, jos halutaan ulkopuolisia mukaan.
  • Asemoituminen projektin aihepiirin hakutuloksiin – verkkonäkyvyyden miettiminen hakukoneiden näkökulmasta, napakat otsikot ja aktiivinen blogi.
  • Tapahtumien ja perehdytysten markkinoini.
  • Tapahtumiin ja perehdytyksiin ilmoittautuminen.
  • Kehitystyön sekä eteen tulleiden ongelmien ja ratkaisujen kuvaaminen – (blogi).
  • Muu tiedottaminen ajankohtaisista asioista – (blogi).

Analysointi- ja raportointivaihe

Projektin vaiheet 2Tässä vaiheessa projektin keskeiset toimenpiteet ja kehittämistehtävät on toteutettu ja on aika analysoida tehtyjä asioita sekä kertoa niistä maailmalle. Vyyhti-projektissa havaittiin keväällä 2013, että tapahtumia ja perehdytyksiä painottanut verkkosivusto ei enää ollut ajankohtainen, kun toinnan painopiste siirtyi tehtyjen asioiden analysoimiseen ja raportoimiseen.

Tällä kertaa sivuston muutokset toteutetti projektisuunnittelija Jussi Linkola. Nyt haluttiin nostaa esiin tuloksia sekä pohdintoja blogimuodossa. Sivuston etusivu muutettiin blogimaiseksi uutisvirraksi, koostavaa tulossivua kehitettiin ja kaikille tuloksiksi luettaville asioille päätettiin rakentaa oma tulossivu koostesivun alle. Työvaihe on vielä kesken, mutta sivustoa selaamalla voi saada kuvan siitä, mihin ollaan menossa.

Vaiheen pääviestit verkossa: Miksi tämä projekti on olemassa? Mitä olemme tehneet ja kenen kanssa? Mitä olemme oppineet? Mitä tuloksia olemme saavuttaneet tähän mennessä?

Näistä viesteistä voidaan projektin sivuston ja muun verkkoviestinnän painopisteet painottaa uudelleen seuraavasti:

Analysointi- ja raportointivaiheen viestintä verkossa

  • Toteuttajien nimet ja yhteystiedot.
  • Toimenpiteiden kuvaus – mitä tähän mennessä on tehty, miksi ja kenen kanssa.
  • Tulosten julkaiseminen – tulossivut ja blogi.
  • Pohdinnat ja analyysit – mitä on opittu, mikä toimii ja mikä ei (blogi).
  • Muut julkaisut ja tulokset esille – oppaat, presentaatiot, videomateriaali, pdf-muotoiset julkaisut jne.
  • Tiedottaminen ajankohtaisista asioista – (blogi).

Päätösvaihe, tulosten julkaiseminen ja levittäminen

Projektin vaiheet 3Tämä vaihe on Vyyhti-projektissa edessä loppuvuodesta 2013 ja alkuvuodesta 2014. Kun projekti loppuu, pitää verkkoon jäädä kattava kooste projektin tuloksista sekä kiinnostuneille lisätietoa siitä, millaisen prosessin kautta tuloksiin päästiin.

Tästä vaiheesta tullaan Vyyhti-hankkeessa laatimaan raportti, jossa esitetään suosituksia hankkeen verkkonäkyvyyden toteuttamisesta toiminnan päättymisen jälkeen. Alla alustavia pohdintoja siitä, mitä vaihe pitää sisällään.

Vaiheen pääviestit verkossa: Miksi tämä projekti oli olemassa ja kuka sen toteutti? Mitkä ovat projektin tulokset ja kuinka ne saa käyttöönsä? Kuinka tuloksiin päädyttiin?

  • Toteuttajien nimet ja yhteystiedot
  • Projektin tulokset ja toimenpiteet – helposti selattava kooste.
  • Arkisto toiminnasta – blogi + linkit kaikkiin käytössä olleisiin verkkovälineisiin (wiki, Facebook, Twitter, Vimeo jne.)

Muuta aiheeseen liittyvää

Jaa juttu eteenpäin:

5 vastausta artikkeliin ”Projektin verkkoviestinnän vaiheet ja painopisteet”

  1. Todella mainiota pohdintaa siitä, kuinka projektin viestinnän ja myös verkkosivujen rakenteen tulee elää projektin elinkaaren mukaan. Koko kulttuurialalla meidän on syytä saada tuloksia kootusti esille, tässä siihen hyvää näkemystä ja ajastus toimintatavaksi. Alasajo-sanaa pohdin, se antaa vaikutelman tulosten arkistoinnista ja toiminnan hiipumista ;)

    1. Alasajo on minunkin mielestäni huono sana tähän tarkoitukseen. Ehkä ne tutut juurruttaminen ja valtavirtaistaminen kuvaavat asiaa paremmin. Pitää vielä makustella ja keksiä tuolle viimeiselle vaiheelle jokin parempi nimi.

  2. Hei,
    eikö luonteva termi olisi ”projektin päätösvaihe”?

    Ainakin googlaamalla tuolla sanaparilla löytyy teemaan sopivia osumia.

    Mainiota pohdintaa muutoin, Jussi!

Kommentointi on suljettu.