Shared Gems 2012 lähestyy kovaa vauhtia. Enää kolme kuukautta aikaa ja sitten pärähtää!

Projektipäällikön näkökulmasta tapahtumatuotanto on ennen kaikkea resurssien ohjaamista. On kyettävä hahmottamaan, mitkä ovat tavoitteet. Sitten ratkaistava, mitä tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan. Sitten määritellä käytännön tasolla, mitä voi tehdä itse, mitä ei tarvitse osata tai voida omalla porukalla.

Raha, ihmiset ja aika kuuluvat yhteen tiukasti resursseja arvioitaessa. Kaikkea ei voi saada, budjetti ei aina riitä. Monen kivan idean tyrmääminen kuuluu projektipäällikön päätöksentekoon ja vastuisiin.

Shared Gems 2012 -tapahtumapaikka on Metropolian kulttuurin ja luovan alan Hämeentie 161:n toimipiste. Päivällä seminaariyleisö istuu Teatterisalissa. Illalla verkostoidutaan Pylvässalissa. Tilat ovat hyvin pelkistetyt ja iltatapahtuman tapahtumapaikka on erittäin teollinen.

Jotta ihmiset voivat viihtyä, tapahtuma ja tila on suunniteltava. Ennen kuin voi suunnitella, on konseptoitava. Viimeinen kuukausi on vierähtänyt tapahtuman kokonaiskonseptin hiomisessa.

Paljon on vielä tehtävää, mutta ydinasiat ovat kunnossa: on kiinnitetty puhujat, pelinkehittämisvastaava, asiantuntijapanelistitkin jo melkein.Tapahtumaan ilmoittautuneitakin on löytynyt muutama kappale, vaikkei virallisesti ole tiedotettu.

On rekrytoitu opiskelija-assistentteja eri aloilta, mukana ovat niin tekniset osaajat vastaamaan valosta ja äänestä kuin tapahtuman graafisen ilmeen suunnittelijat mediakeskus Valosta. Vielä tulisi kilpailuttaa kahvi- ja ruokatarjoilut, mutta senkin ennättää.

Tapahtumatiedotus, kutsuvieraiden muistaminen ja hallinnollinen työ jäävät hankkeen oman väen hoidettavaksi.

Tärkeää on havaita, että kukaan ei saa tätä aikaiseksi yksin. On toimittava joukolla.